Na je volmondige JA dringt het pas echt tot je door. Jullie gaan trouwen! Je ziet het al helemaal voor je… een prachtige locatie, al je vrienden en familie zijn er, jij en je lief staan te schitteren in de meest stunning outfits! En dan denk je opeens: “Hoeveel kost dat eigenlijk allemaal?”
Het flauwe antwoord is: Het kost zoveel als dat jullie er voor over hebben. Maar aan dat antwoord heb je natuurlijk helemaal niets. Daarom geef ik jullie wat richtlijnen en gemiddelden van de verschillende onderdelen van een bruiloft. Zo kan je een betere inschatting maken en een realistisch persoonlijk budget opstellen. Daar heb je tenminste wat aan! 😊
Hoeveel kost een trouwlocatie?
We starten met de trouwlocatie, omdat de meeste bruidsparen daar ook beginnen. Helaas is het ook meteen één van de lastigste categorieën vind ik persoonlijk. De reden hiervoor is dat het van ontzettend veel factoren afhankelijk is, zoals:
De ligging van de locatie
Het soort locatie
Het seizoen waarin je wilt trouwen
Of alles op één locatie is
Hoeveel gasten je verwacht
Wat je allemaal wilt doen op je bruiloft, wel of geen feest bijvoorbeeld
Daarnaast werken ze op zeer verschillende manieren en ze offreren dus ook heel verschillend. Ook zijn de meeste locaties niet zo’n voorstander van offertes opstellen zonder dat ze jullie hebben gesproken. Dat maakt het niet altijd even makkelijk om vooraf een inschatting te maken of een locatie binnen je budget valt. Maar ik ga toch mijn best doen om zo concreet mogelijk te zijn.
De prijzen van de locatie bestaan grofweg uit de zaalhuur en eten en drinken. Elke locatie gaat hier verschillend mee om. Bijvoorbeeld:
Enkel zaalhuur Er zijn locaties die zichzelf als locatie verhuren, maar geen eigen keuken hebben. In dat geval hebben ze wel vaak aangesloten cateraars die daar leveren of je bent vrij om een eigen cateraar te kiezen. In sommige gevallen hebben ze ook beperkt meubilair, aankleding en servies. De locatiekosten zijn dan wellicht lager, maar hou er rekening mee dat je de rest dan nog apart moet inkopen.
Zaalhuur en catering Wat je ook vaak tegenkomt is een combinatie van zaalhuur en catering. Dit komt vaak voor als de locatie meerdere zalen heeft waar je uit kan kiezen en een eigen keuken of vaste cateraar heeft. Elke zaal heeft dan zijn eigen prijs en daarbovenop komen de kosten voor eten en drinken. Hou er rekening mee dat je vaak meerdere ruimtes nodig hebt voor de ceremonie, receptie, diner en feest. Ook voor een tuin betaal je soms apart.
Enkel catering Sommige locaties berekenen puur de kosten voor het eten en drinken. Deze prijs dekt ook meteen de locatie an sich. Als je voldoende omzet genereert met je bruiloft qua catering, dan wordt er geen aparte zaalhuur gerekend.
Minimum spend Sommige locaties hebben een minimum spend. Dit is het bedrag dat je minimaal betaalt of je nou veel of weinig gasten hebt. Deze minimum spend kan verschillen per seizoen, simpelweg omdat bepaalde maanden nou eenmaal populairder zijn dan anderen. Ik vind zo’n gegeven superhandig om snel te bepalen of de locatie überhaupt binnen je budget valt. Heb je een totaalbudget van €15.000 voor je bruiloft en de locatie heeft een minimum spend van €30.000 dan weet je dat je verder moet zoeken.
Hotelkamers Sommige trouwlocaties zijn ook een hotel. Superhandig want je gasten kunnen blijven slapen als ze willen en jullie natuurlijk ook. Ook kan je je er voorbereiden op de bruiloft. Soms is het wel zo dat er hotelkamers aan de feestzaal vastzitten. Die moet je dan afkopen of je ze nou gebruikt of niet. Daarnaast zijn er locaties die alleen besloten feesten faciliteren. Dan betaal je (indirect) ook voor de hotelkamers die ze tijdens jullie huwelijk niet kunnen verhuren. Uiteraard kan je die dan wel gebruiken voor jezelf en de gasten.
Budgetteren locatie Allemaal leuk en aardig, maar wat moet ik nou rekenen voor mijn locatie, hoor ik je denken. Wat doorgaans wel werkt is in je budget zowel zaalhuur als catering opnemen. Uitgaande van een bruiloft met 50 gasten zit je met zaalhuur à €1.500 aardig safe als je geen bijzondere wensen hebt. Daarna zou ik cateringkosten opnemen op basis van het aantal gasten dat je hebt. Ook hier kan ik je wel een beetje op weg helpen.
Hoeveel kost de catering op een bruiloft?
De cateringkosten worden bepaald door de kwaliteit van het eten, het aantal gasten en het benodigde personeel. Het is hiermee vaak één van de grootste kostenposten. Er wordt namelijk nogal wat gegeten en gedronken op een bruiloft.
Welke kosten moet je minimaal aan denken?
€6,- p.p. bruidstaart
€5,- p.p. cava voor de toost (dit is 1 van de betaalbare soort bubbels)
€17,50 p.p. receptie (hapjes en drankjes)
€30,- p.p. voor een 3-gangen diner
€20,- p.p. bier en wijn tijdens diner
€5,- p.p. per uur drankjes tijdens het feest (bier, wijn en fris) Wil je buitenlands gedistilleerd (cognac, whisky, gin, wodka etc.) vanaf ongeveer €7,50 p.p. per uur
Regel je zelf de bruidstaart of bijvoorbeeld je eigen champagne. Dan rekent de locatie daar vaak schotel- en kurkengeld voor. Meestal is dat zo’n €3 - €5 p.p.
Personeel
Hoe meer personeel er nodig is, hoe duurder de catering. Een buffet is bijvoorbeeld goedkoper, omdat er geen personeel nodig is om aan al je gasten tegelijkertijd uit te serveren. Een shared diner is om die reden vaak ook weer iets voordeliger dan een uitgeserveerd keuzemenu.
Drank afkopen of nacalculatie
Qua drank kan je meestal kiezen tussen afkoop of betalen op basis van nacalculatie. Vloeit de drank rijkelijk bij jouw vrienden en familie, dan kan je het beste de drank afkopen. Je betaalt hierbij een vaste prijs per persoon. Dan weet je waar je aan toe bent en loop je niet het risico op een torenhoge rekening wat je niet in je budget had opgenomen. Zijn jouw gasten wat meer bescheiden, dan kan nacalculatie interessant zijn. De locatie houdt dan precies bij wat er gedronken is en je betaalt dan ook precies dat en nooit teveel. Gemiddeld worden er 2,5 tot 3 drankjes per persoon per uur gedronken.
Alhoewel eten en drinken een flinke kostenpost is, is mijn advies om niet te besparen op de hoeveelheid. Ik zeg altijd: maak je bruiloft niet legendarisch omdat er niets te eten was 😊. Lopen de cateringkosten te hoog op, bekijk je gastenlijst dan nog eens kritisch. Of maak het bespreekbaar bij de cateraar en bekijk andere mogelijkheden zoals een buffet.
Bovenstaande informatie is gebaseerd op ervaring en gemiddelden. Natuurlijk is er altijd goedkoper mogelijk als je maar goed zoekt, wat concessies doet, zelf veel doet en misschien wat geluk hebt. Maar ik zou niet te voordelig budgetteren. Liever aan het einde wat overhouden, dan dat je steeds weer over budget gaat. En uiteraard kan je het zo gek en duur maken als je zelf wilt.